Napi feladatok

Ez a hasznos funkció arra szolgál, hogy összegyűjtse az adott napra vonatkozó összes feladatot, ami függőben van. Érdemes a napot ezzel a listával kezdeni és ez alapján elvégezni a szükséges feladatokat.

Az oldal tetején látható az aktuális felhasználó. Itt más munkatársat is ki lehet választani. Ekkor a kiválasztott munkatárs feladatait jeleníti meg a rendszer.

A feladatok típusok szerint külön csoportokban kerülnek listázásra:

1)    Általános feladatok – a függőben lévő általános feladatok

2)    Megbeszélések – az adott napra tervezett naptári bejegyzések listája

3)    Projekt feladatok és intézkedések – a projektekhez tartozó nyitott feladatok és intézkedések listái

A „Sorszám” oszlopban az adott feladat sorszámára, vagy a feladat nevére kattintva megjelennek az adott feladat részletei. Itt szabadon karbantarthatóak az adatok. Amennyiben egy feladat határideje lejárt, akkor a „Státusz” oszlopban piros színezés jelzi a késést. A listáknál a jobb szélső oszlopban lehetőség van „Elvégzett” státuszba tenni a feladatot (zöld pipára klikkelés). Ez egy gyors funkció arra az esetre, ha a feladat elvégzésre kerül.

Feladatok

Ebben a modulban lehet általános feladatokat felvenni és karbantartani. Ha a nap folyamán bármikor előfordul, hogy egy tevékenységet el kell végezni, akkor érdemes ezt a feladatot itt rögzíteni. Alkalmas valamennyi üzleti vagy magánjellegű feladat nyilvántartására.

A feladatoknál használt bejegyzések típusai:

Nr. - A feladat sorszáma,  a rendszer által adott azonosítója az adott feladatnak.

Típus- A feladat típusa lehet Feladat vagy Csoport. A Csoport típus nagyon hasznos akkor, ha a feladatokat rendzserezni szeretnénk és egy eseményhez tartozó több feladatok csoportba rendezünk. Például ha egy rendezvényre készülünk, akkor a csoport legyen a rendezvény és ehhez tudjuk felvinni a szükséges rendezvény szervezéséhez szükséges feladatokat.

Feladat - A feladat rövid leírása, elnevezése

Felelős - A feladat elvégzője, akinek meg kell csinálni a feladatot

Kezdő dátum - Az a dátum, amikor a feladat elvégzését el kell kezdeni. A napi feladatok listában csak azok a nyitott feladatok jelennek meg, amelyekhez nem adtunk meg kezdő dátumot, vagy megadtuk a kezdő dátumot, és az a mútban van (tehát már el kellett kezdeni a feladat elvégzését)

Határidő - A feladat elkészülési határideje

Státusz - Nyitott a feladat státusza, ha még nem végzetük el. Lezárt, ha a feladatot elvégeztük, és a státuszt megváltoztattuk. Ekkor már  nem jelenik meg az elvégzendő/napi feladatok között.

Prioritás - Megadható a feladat fontossága. Magas priorítású a nagyon fontos feladat, illetve megadható közepes vagy alacsony priorítás is. Ezt mindig mi határozzuk meg a feladat fontosságát mérlegelve.

Leírás - A feladat részletes leírása

Partner - Amennyiben a fladat köthető egy pertnerünkhöz, akkor meg lehet adni a partnert a feladathoz

Hivatkozás - Lehetőség van referencia dokumentum vagy honlap megadására, ami a feladathoz kapcsolódik

Kategória - Kategória típusokat hozhatunk létre saját magunk, amelyekbe aztán a napi feladatokat besorolhatjuk. Pl. heti nagybevásárlás mint feladat a hét addott napján például lehet családi kategória. Ezen kívül létrehozhatunk hobbi vagy üzleti feladatot, vagy természetesen bármilyen tetszőleges kategóriát, üzleti profilunknak megfelelően is.

Ismétlődés - Lehetőségünk van a rendszeresen (pl. minden kedden stb) elvégzendő feladatainkat egyszer rögzíteni, és az ismétlődés beállításával a program automatikusan hozzárendeli a megfelelő napokhoz. Tehát olyan feladatokat is fel lehet venni és karbantartani, amik bizonyos rendszerességgel fordulnak elő. Ezen feladatok alakja megegyezik az általános feladatokéval (név, tulajdonos, dátumok, egyéb mezők, stb.). Annyiban több az általános feladatnál, hogy rendszeres ismétlődést lehet beállítani. Három féle ismétlődés határozható meg:

1)    Heti rendszeresség – például: heti megbeszélések, posta feladása a hét bizonyos napjain, stb.

2)    Havi rendszeresség – például: havi riportok készítése, utalások havonta, negyedévente, stb.

3)    Évi rendszeresség – például: születésnapokra figyelmeztetés, éves adóbevallás leadása, stb.

A további modulokat nem írjuk le iti a súgó fájlban mező szintű részletességgel. Azokat a folyamatos súgó tartalmazza. Ha a kurzort valamilyen felirat fölé mozgatjuk és ott tartjuk egy rövid ideig, akkor a kurzor alatt megjelenik egy szöveg, ami az adott elem jelentését magyarázza meg. Ez a folyamatosan rendelkezésre álló, a program futása közben működő segítség talán a legfontosabb segédeszköz a felhasználók részére, ami minden oldalon rendelkezésre áll.

Projektek feladatai

Naptár

Ebben a modulban lehet megbeszéléseket felvenni és karbantartani. A naptár 4 féle nézetben jeleníthető meg: napi, heti, havi vagy éves. A naptárban a megfelelő időpontra klikkelve lehet az adott időpontban induló megbeszélést felvinni. Ha már van megbeszélés a naptárban, akkor ráklikkelve módosítható.

Lehetőség van ismétlődő megbeszélések felvitelére. Ebben az esetben a felviteli ablak legalján meg kell adni az ismétlődés érvényességét, vagyis hogy meddig legyen a naptárban az ismétlődés rögzítve. Amennyiben ismétlődő megbeszélést rögzítettünk, akkor bármelyik eleménél lehetőség van vagy csak az adott előfordulás, vagy az összes ismétlődés szerkesztésére (külön menüpontok).

A megbeszélés szerkesztésekor meg lehet adni, hogy kérünk-e figyelmeztetést, ha igen akkor mennyi idővel a megbeszélés kezdete előtt. A figyelmeztetés felugró ablak formában jelenik meg a promda® Systems használata során, de lehetőség van e-mail formájában is figyelmeztetést kérni a rendszertől. Ekkor a felhasználó regisztrált e-mail címére for egy levél érkezni a megbeszélés kezdete előtt.

Feljegyzések

Lehetőség van feljegyzések rögzítésére. Ez egy általános modul, amelyben bármilyen feljegyzések létrehozhatók, szerkeszthetők és törölhetők. Új feljegyzés felvitele elérhető közvetlenül a fejlécen is (sárga ikon a Súgótól balra). Ekkor egy felugró ablakban lehet a feljegyzést rögzíteni. Ez azért kényelmes, mert az éppen aktuális folyamatot a promda® Systems használata során nem kell megszakítani, nem kell belőle kilépni, hanem tovább folytatható. Például, ha partnert rögzítünk éppen, és ekkor eszünkbe jut egy gondolat, akkor a fejlécen lévő ikonnal előhívhatjuk a feljegyzés rögzítő felugró ablakot, beírhatjuk a feljegyzést és elmenthetjük, majd a a felugró ablak eltűnik és ott folytatható a partner adatainak rögzítése, ahol tartottunk. menüpont elérhető a fejlécről is közvetlenül