Projektek

A PROJEKT modulban lehet projekteket és a projekthez tartozó dokumentumokat, erőforrásokat, feladatokat, stb. felvenni és karbantartani.  A projekt felvétele után megjelennek a „Projekt szakaszok” és „Projekt dokumentumok” listák.

A projekt életciklusa projekt szakaszokra (előkészítés, indítás, végrehajtás és zárás) osztható. Az egyes szakaszok és azokon belül a hozzátartozó dokumentumok aktuális állapota színekkel van kódolva:

Szürke háttér – még nem kezdődött el

Kék háttér – a szakasz vagy dokumentum írása elkezdődött

Zöld háttér – a szakasz vagy dokumentum írása elkészült

A projekt felvétele után megjelenik a „Projekt dokumentumok” lista. Itt találhatók az alábbi modulok:

Elrendelő – projekt elrendelő dokumentum, ezzel indítjuk a projektet

Projekt terv – a projekt részletes leírása és tervezete

Erőforrások – a projekt csapat összetétele

Feladatok – a projekt során elvégzendő feladatok listája

Mérföldkövek – a projekt során felmerülő kockázatok listája

Intézkedések – a projekt során keletkező intézkedések (actions) listája

Változások – a projekt során felmerülő problémák listája

Kockázatok – a projekt során felmerülő kockázatok listája

Státusz riport – a projekt során történt heti megbeszélések jegyzőkönyveinek gyűjteménye

Zárójelentés – projekt végén készült zárójelentés

A „Gannt Chart” menüvel lehet megtekinteni a projekt feladatainak ütemezési ábráját

Az „Új Base Line” menüvel lehet aktiválni, hogy a rendszer kiszámolja a feladatok tervezett végrehajtási idejéből a válható projekt befejezési dátumot.

Továbbá, a rendszer automatikusan kiszámolja, hogy a ténylegesen elvégzett és még hátralévő feladat mennyiségek alapján mikorra várható az egyes feladatok és a projekt tényleges befejezése (kalkulált befejezési dátum). Így minden pillanatban meg tudjuk állapítani, hogy a tervezett befejezéshez képest a projekt haladása során hogyan alakul a várható tényleges befejezés ideje.

A rendszerben léteznek előre definiált projekt minták. Ezeket a „Sablonok” menüponttal lehet elérni. Itt kiválasztható a kívánt projekt sablon, amiről másolatot készíthetünk saját felhasználásra.

Egy másik hasznos funkció a projekt másolás. Minden projektről lehet másolatot készíteni. Ez akkor jöhet jól, ha egy projekthez hasonló feladatot szeretnénk rögzíteni a rendszerben. Ekkor nem kell a projekt részleteit és feladat listáját újra egyesével felvinni, hanem a „Másolás” funkcióval legenerálható az új projekt.

Importálás - amennyiben MS Project használatával tervezzük meg a Grant diagramot, akkor lehetőség van az adatok importálására a rendszerbe. Az MS Project kényelmes tervezési eszköz , ami remekül használható a projekt ütemtervének kialakításához. Rugalmasan lehet feladatokat meghatározni, csoportosítani, erőforrásokat és függőségeket hozzárendelni. A grafikus felületen könnyen beállíthatók a feladatok tervezett kezdeti és befejezési időpontjai. Minden paraméter egyszerűen módosítható. Ez mindaddig hasznos, amíg elkészül a végleges terv. Viszont amikor kész a terv és elindul a projekt, akkor nehézkessé válik a projekt haladásának követése, megfelelő riportok készítése. Viszont ebben erős a promda® Systems PROJEKTmodulja. Ezért kialakítottunk egy importálási funkciót, ami beolvassa az MS Project tervből exportált fájlt és az alapján feltölti a feladatok listáját. Ezek után már könnyen nyomon követhető a projekt haladása és aktuális státusza.

Limitek:

·    Az erőforrásokat az importálás előtt fel kell venni a projekthez. Az erőforrások rövid nevének meg kell egyeznie az import fájlban szereplő nevekkel, akkor lesznek megfelelően hozzárendelve a feladatokhoz.

·    Importálni csak addig lehet, amíg a feladat lista üres. Amíg nincs base line meghatározva, addig az összes feladat törölhető egy külön funkcióval (a lista alján érhető el). Ez arra lett kitalálva, hogy ha az importálás nem úgy sikerült ahogy szerettük volna, akkor az összes feladat törölhető és újra el lehet végezni az importálást.

Az alábbi mezőket lehet importálni:

·    Feladat ID - a feladat száma

·    Feladat neve - a feladat neve

·    Ütemezett munka - a feladat tervezett mennyisége (nap vagy óra egységben)

·    Előfeltétel - függőségek

·    Erőforrás rövid neve - erőforrás rövid neve, ami megyezik a promda® Systems-ben tárolt felhasználó/munkatárs rövid nevével

·    Csoportok - a feladat típusa (csoport vagy tényleges feladat)

·    WBS - a feladat WBS kódja

·    Hivatkozás - egy referencia mező, aminek bármilyen értéke lehet és szeretnénk a feladathoz eltárolni (pld. referencia szám egy másik rendszerhez, vagy csoportosítási azonosító, stb.)

Munkaszünet

A Munkaszünet modul tartja nyilván azokat a munkaszüneti napokat, amelyek az összes munkatársra vonatkoznak. Ilyenek például a nemzeti ünnepnapok, a kötelező cégszintű szabadságok (amikor bezár a cég), stb.

A munkaszüneti napokra nem tervez a rendszer feladat elvégzést egyik munkatársnak sem.

Hiányzások

A Hiányzások modul tartja nyilván az egyes munkatársak hiányzásait. A hiányzás oka lehet szabadság, betegség, stb. Ezekre a napokra nem tervez a rendszer feladat elvégzést a munkatárs részére.